L’instauration du dossier unique garantit que toute pièce déjà versée dans le SNE, si elle est lisible et non obsolète, ne doit pas être redemandée au demandeur.


Règle 1 – Mise en ligne et qualification des pièces

Avant toute mise en ligne par un service enregistreur ou instructeur, la pièce doit être vérifiée :

  • conformité à l’arrêté ministériel du 19 avril 2022,

  • lisibilité, complétude et validité,

  • absence de doublon,

  • authenticité (absence de falsification).
    ➡ Une pièce non exploitable ou douteuse peut être écartée, à condition de prévenir le demandeur et de solliciter un nouveau document.
    ➡ En cas de recours au numériseur industriel, la vérification et la qualification sont réalisées par celui-ci, selon les modalités fixées par le GIP-SNE.

Règle 2 – Application de l’arrêté du 19 avril 2022 (et dérogation)

Les services ne peuvent demander que les pièces prévues par l’arrêté du 19 avril 2022.
Exception : en Île-de-France, une déclaration à la Maison des artistes (ou équivalent) peut être demandée pour l’attribution d’un logement-atelier d’artiste.

Règle 3 – Mise à jour des informations de la DLS

  • Si pièces demandées par un service (instruction ou rapprochement offre/demande) : mise à jour complète de la DLS dans le SNE.

  • Si dépôt spontané du demandeur : mise à jour au minimum des informations liées aux pièces d’identité et avis d’imposition (règle 3).

Règle 4 – Abandon d’une DLS

  • Le demandeur renonce via le portail grand public.

  • Sans accès Internet, le service radie la DLS et conserve la lettre d’abandon pendant 1 an pour prévenir tout recours.

Règles 5 – Marquage des pièces

  • Non lisibles → marquage « Inexploitable » (sans suppression, sauf contrainte de stockage).

  • Hors périmètre réglementaire (non prévu par l’arrêté du 19 avril 2022) → marquage « Hors périmètre réglementaire ».

  • Obsolètes (selon critères régionaux définis en annexe 1) → marquage « Obsolète ». Certaines pièces peuvent néanmoins garder une valeur informative.

  • Manifestement falsifiées → marquage « Incohérent ».

➡ Dans tous les cas, les pièces ne sont pas supprimées, sauf contrainte de capacité de stockage.

Règle 6 – Reclassement des pièces

Toute pièce mal classée doit être reclassée dans la rubrique adéquate, sans suppression, sauf contrainte de stockage.

? En résumé : les services doivent respecter le périmètre réglementaire défini par l’arrêté du 19 avril 2022, assurer la qualité et la fiabilité des pièces déposées dans le SNE, et utiliser les procédures de marquage ou reclassement plutôt que de supprimer les documents.